VvE-beheer
Grasgroep ondersteunt diverse VvE-besturen. Daarnaast neemt Grasgroep in diverse verenigingen plaats in het bestuur. We leveren een professionele aanpak op maat vanuit een persoonlijke benadering. Dat is de basis voor een prettige en constructieve samenwerking waarin we veel investeren.
Elk complex heeft zijn eigen bewoners, kenmerken en historie. Of u nu lid bent van een actieve VvE of een zogenaamd slapende VvE waar nauwelijks iets gebeurt; wij bieden een professionele actieve aanpak op maat. Eén ding is echter voor alle VvE's hetzelfde: uw gemeenschappelijke belang staat altijd voorop.
Grasgroep beschikt over een breed netwerk van bedrijven en organisaties waarvan u kunt profiteren, zo kunt u aantrekkelijke verzekeringspakketten en onderhoudscontracten afsluiten. U bent verzekerd van een uitstekende prijs/kwaliteitsverhouding.
De werkzaamheden welke door ons uitgevoerd kunnen worden treft u hieronder, deze werkzaamheden kunnen naar wens worden uitgebreid c.q. ingekort.
1. Administratieve werkzaamheden:
- archiveren van alle gegevens die betrekking hebben op de VvE;
- aanleggen van een register van eigenaren;
- onderhouden contacten adviseurs verzekeringen;
- controleren en administreren van lopende contracten;
- de leden, op hun verzoek, verstrekken van inlichtingen betreffende de VvE;
- toezicht houden op de naleving van de splitsingsakte, het splitsingsreglement, het huishoudelijk reglement en besluiten van de vergadering van eigenaars.
2. Financiële werkzaamheden:
- beheren van de (geld)middelen van de vereniging, zoals het op naam van de vereniging openen van een bankrekening en het administreren van deze rekening(en);
- incasseren en administreren van de periodieke en eenmalige bijdragen, eventueel door middel van automatische incasso;
- het bewaken van openstaande saldi en het zonodig nemen van (rechts)maatregelen jegens de wanbetaler;
- beheren en administreren van het reservefonds;
- opstellen van de financiële jaarstukken, zoals de exploitatierekening, de begroting en de balans;
- opstellen van een specificatie van het aandeel in de gezamenlijke schulden en kosten per appartementsrecht;
- administreren en betalen van goedgekeurde facturen van derden;
- het periodiek bijstellen van de bestaande meerjaren onderhoudsbegroting;
- het voorbereiden en uitbesteden op de overige leveranties en diensten ten behoeve van de gezamenlijke eigenaars alsmede het controleren van ter zake ontvangen nota’s;
- voeren van overleg en correspondentie betreffende technische aangelegenheden gerelateerd aan het complex;
- controleren en administreren van lopende contracten met derden voor zover door of namens de vereniging afgesloten;
- het namens de VvE afsluiten van onderhoudscontracten ten behoeve van de technische installaties gemeenschappelijke zaken en gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouwencomplex;
- bemiddeling, uitbesteding en controle op de administratieve uitvoering van schadeaangelegenheden die onder de dekking van de verzekeringpolis(sen) van de Vereniging vallen.
3. Technische werkzaamheden:
- het behandelen van alle aangelegenheden die verband houden met het zogenaamde dagelijks onderhoud met betrekking tot de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw of gebouwencomplex;
- het periodiek bijstellen van de bestaande meerjaren onderhoudsbegroting;
- het voorbereiden en uitbesteden op de overige leveranties en diensten ten behoeve van de gezamenlijke eigenaars alsmede het controleren van ter zake ontvangen nota’s;
- voeren van overleg en correspondentie betreffende technische aangelegenheden gerelateerd aan het complex;
- controleren en administreren van lopende contracten met derden voor zover door of namens de vereniging afgesloten;
- het namens de VvE afsluiten van onderhoudscontracten ten behoeve van de technische installaties gemeenschappelijke zaken en gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouwencomplex;
- bemiddeling, uitbesteding en controle op de administratieve uitvoering van schadeaangelegenheden die onder de dekking van de verzekeringpolis(sen) van de Vereniging vallen;
- opvragen van meerdere offertes en het maken van prijsvergelijkingen dienaangaande voor zover het een afgesproken bedrag van te boven gaat.
4. Bestuurswerkzaamheden:
- organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering;
- voorzitten van de vergadering;
- het opstellen en verzenden van de notulen;
- uitvoerende taak met betrekking tot de besluiten van de vergadering van eigenaars;
- jaarlijkse verslaglegging, binnen 12 maanden na afloop van elk boekjaar en het afleggen van rekening en verantwoording met betrekking tot het gevoerde bestuur.